新入社員の皆さんは常に仕事の効率化って意識して作業してますか？
僕が新入社員の頃って、正直言って仕事の効率化なんて考えてもいなっかったんです。ただガムシャラに目の前の仕事をやるだけで、ムダなこともやっていたと思います。
今回はそんな僕のようにならないためにも、仕事を効率よくするにはどうすればいいのか？まずは、理解して明日から実践してみて下さいね。
効率がいいってどんなんだろう？
新入社員の皆さんの周りの先輩や上司を見ていて『効率よく仕事をしている人』っていますか？
そもそも、効率がいいってどんな状態を指すのでしょうか？はたまた、どうすれば効率よく仕事ができる人になれるんでしょうか…。
まずは効率がいい人とは、仕事にかける労力と時間に比べて成果が高い人の事を言うんです！
もっと具体的に言うと、少ない時間で高い成果を出すことのできる人が、効率がいい人なんです。
昔を振り返れば、人は効率のよくなるモノやサービスを未だに追い求めています。
例えば、僕たちが日常的に利用する移動手段や通信手段を取っても、馬車よりもよりも自転車や自動車、階段よりもエレベーター、公衆電話よりも携帯電話(スマホ)、手紙よりもLINEってな感じで主役が移っていっていますね。
このように、世の中の流れは常に効率のよくなる方へと向かっているんですよ。
これを仕事に当てはめても、やり方や考え方も全く同じなんですよ！
１日８時間、同じように１ヶ月働いて、より高い成果を出せる人の方が、会社からの評価や市場価値が上がるのは、いつの時代でも同じなんです。
・労働時間と成果で見た特徴別４つのタイプ
- できる人型
- 会社でも比較的評価が高く、時間分の成果を出すことのできるタイプ
- ハイブリット型
- 短い時間で高い成果を上げられて、成長の余地も大きいタイプ
- がんばり屋さん型
- 労働時間の割りに成果が上がらなくムダな作業が多いタイプ
- 問題児型
- 仕事に時間をかけないで成果も上がらなく、自己中心的なタイプ
新入社員の皆さんはどのタイプを目指しますか？
仕事の効率化における壁とは？
新入社員の皆さんが思うことは、とにかく早く効率的に仕事を進めて、速効性のある魔法のような方法があるんじゃないか？って思ったかも知れませんが、残念ながらそんな簡単な方法はないんです。
体得するまでにそれなりの継続が必要なんですね。
例えば、野球の練習でコーチから教わった事をいきなり実践できないのと同じで『知ってること』と『できること』との間には大きな差があるんですよ。
更に、効率化のノウハウの大きな問題は再現性が低いんです。仕事の進め方や業務の内容は十人十色ですよね。だから全く同じ方法で誰もが成果を出せる方法はないんですよ。
結果的に自分に合ったカスタマイズが必要になります。最初は言われた通りに進めて、慣れてきたら自分なりにカスタマイズしていきましょうね。
そして、これも大事な注意点で新しい方法を取り入れると必ずと言っていいほど、一時的に仕事の効率が悪くなります。
僕は以前、普段使ってる手帳からスマホカレンダーに予定をギッシリ入れてメモ変わりに切り替えたときに、ミスが多くなったりなかなか操作に慣れなくて、かえって時間がかかったのを覚えています。
でも、ここで『このやり方は自分に合わないし、めんどくさいから止めよう！』って思わない事が大事なんです。
何でかって言うと、こう言う失敗は成長の糧になるからなんです。そこを乗り越えれば自分の成長にもなりますし、仕事ができる人に近づくことができるんですからね。
最後は、自分の努力次第な部分もあるんですが周りの環境を言い訳しないで、仕事の効率化に取り組むときに必ずぶつかる壁を知っていれば、直ぐに諦めてしまうことがなくなります。
諦めが、何もかも上手くいかなく進んでしまうので諦めず継続してみてくださいね。
仕事が早い人が効率よくやってるシンプルな習慣
それはつまり、常に仕事の進め方に疑問や課題をもって、効率を意識した仕組みづくりや工夫を継続していってる人なんです。
仕事が早い人はいつも、その時代に合った方法、仕事内容や環境、今のライフスタイルに合った方法など、フレキシブルに自分の仕事をアップデートして自ら考えついた効率のいい方法を習慣化してるんですよ！
例えば、仕事で企画書を作る場合で考えてみましましょうか？
企画書を一部仕上げるのにかかってしまう時間は、最後は誰でも変わりません。
何でかって、はじめてやる仕事だからですよね？
でも、仕事が早い人は常にどうしたら早くなるのか考えながら仕事をしているんで、企画書を作るときの共通点をすぐ見つけちゃうんです！
企画書のフォーマットをテンプレート化したり、必要な項目をリスト化したりするんです。
そうすると、企画書の大枠の部分を作る時間が一気に短縮されますよ。
こんなのを積み重ねていくと、時間が経つにつれて仕事が早い人と、普通の人との間に大きな差が生まれるんです。
企画書を作る作業を例に説明しちゃいましたが、どのような仕事でも基本的に考え方は同じです。
まずは、自分の仕事の効率を上げて、短い時間で作業ができるようになれば、より多くの仕事をこなすことができ、結果的に仕事のクオリティーも上がっていきますよ。
まとめ
効率よく仕事を進めていくには多少個人差もありますが、必ず継続していけばよくなっていきますよ。
仕事にかけた時間と労力は、二度と返ってこないんです！だから、ムダなことや遠回りはしないで、是非実践していって下さいね。
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