新入社員の電話対応!現場目線で実践指導!電話の正しい受け方教えます!

僕もそうだったんですが、新入社員の頃って会社の電話が鳴ったら何て言って出ればいいのか分からないですよね。電話の受け方のマナーとしても分からないし、プライベートの電話と違いドキドキしてしまう人の方が多いんじゃないですかね?

でも大丈夫!そんな僕が新入社員の頃に実際にやっていた電話対応のコツなんです。

まずは意識を変えて、自分の電話対応でファンを作るぞ!くらいの気持ちをもつと行動が変わるんです。そして自分が気をつける点が見つかるので、明日からではなく今日からはじめてみるんですよ。

するとそれが毎日の習慣になって、数週間もすると新入社員とは思えないくらいに上手な対応ができるようになるので、ご紹介しますね。

電話の対応はしっかりした営業活動だと新入社員は覚えておこう!

新入社員の人が結構勘違いしやすいのがココなんですよ!

まず、新入社員の皆さん!営業にはお客さんと顔を合わせ差し向う対面営業と、逆に顔を合わせない非対面営業があり電話での対応は非対面営業になることを覚えておきましょう!

新入社員が非対面営業で気をつけるチェック項目8個

ここでチェックしてほしいのが、次の項目になりますが出来ていますか?

  • イライラしながら電話を出ていないか?
  • ベルが鳴ったらすぐに出ているか?
  • 第一声は明るくハキハキしているか?
  • 早口になっていませんか?
  • 電話の近くにメモは用意していますか?
  • 姿勢と表情に気をつけていますか?
  • 『分かりません』で終わらせていませんか?
  • 最後に自分の名前を言っていますか?

この項目は新入社員の皆さんばかりでなく、電話対応における最低限のマナーなので、しっかり覚えておきましょうね。

電話を受けた時の新入社員のあいさつと重要ポイント!

新入社員時代、僕もよく間違えてしまった経験があるんですが、電話を受けるときの最初のあいさつの第一声は、プライベートの電話とは違うので『モシモシ』とは言いません。ここでは社名を名乗り『お世話になっております』からはじめ、はじめての相手にも気にせず使っていきましょう。

コツとしては声のトーンや話し方は姿勢や表情に気をつけて!

新入社員がやりがちな見えない相手だからって、うつむいた姿勢とか固くなった表情は話し方にどうしても表れてしまいます。焦っちゃって早口になって相手が聞き取りにくく、間違いも起こりやすくなってしまいます。

まずは深呼吸して背筋を伸ばして、新入社員のフレッシュな明るい笑顔で電話に出ると歯切れも良くなり、相手も安心して話しが出来るのでお互いに顔が見えなくても、相手に与える印象が全然違ってきますよ。

電話が鳴ったよ!新入社員だけど大丈夫!焦らず基本を知ろう!

新入社員の人ばかりでなく、基本はベルが4回から5回以上で出た場合は『お待たせしました』と言うようにしましょう。でも、バタバタ忙しく動いていたら何回鳴ったかなんてしっかり数えてなんていられませんよね。

ただでさえ、新入社員の頃は通常作業が毎日ドキドキの連続でコツも分からなければ対処の仕方も分からないんですからね…。

でも、大丈夫!新入社員の皆さんに言っておきますね。

ここでは『待たせてすいません』の気持ちが大事なんです。焦って出なくてもこの言葉があるのとないのでは、相手の受ける印象が大きく異なりますよ。

ちなみに3回目のベルまでに出る意味って新入社員の皆さんは分かります?

電話をかけた人は呼び出し音が3回を超えると『何をしているんだろう』『不在なのかな?』などと思うんです。

プライベートの電話と違い、デスク周りに電話があるのにすぐ出ないとこんな風に相手は思うわけなんですね。新入社員の皆さん!少し参考までに覚えておく程度で大丈夫ですよ!

新入社員ばかりじゃないよ!誰でも忘れてしまうから電話を受けたらすぐメモを!

新入社員の皆さんばかりじゃなく、人間誰もが忘れてしまうのは仕方のないことなんですが、新入社員の皆さんはただでさえ慣れない電話対応であたふたしてしまいますよね。僕もそうだったんだけど電話口でお客さんに用件を伝えられ、分からないことだらけだったのを今でも鮮明に覚えています。

しかも言っているそばから忘れていってしまいますよね?そうならないためにも、自分が分からなくても上司や先輩にしっかり報告ができるようにメモを取ることが重要なんですよ。

それと、新入社員の皆さんにもう一つ伝えたいのは、ビジネスは自分の記憶を過信しない!メモの重要性!です。

まずは自分の記憶を過信しないで、相手の会社名・部署名・名前・要件を聞いたら必ずメモを取りましょう。中には記憶力が良くて覚えるのが得意な新入社員の人もいるでしょう。でもね、新入社員の皆さんばかりじゃなく記憶というのは9時間後には7割忘れてしまうと言われていているんですよ。

例えばあなたが席を外していた場合にメモを残しておけば、それを見た職場の人にも連携して伝える効果もあるので覚えておきましょうね。

電話も大事だけど新入社員は社内の人の行動を把握をしておこう!

新入社員の皆さんは一緒に働いている上司や先輩が今どこで何をしているのか把握していますか?

なかなか最初から最後まで新入社員の皆さんが、一人で任せられている仕事はないとは思いますが、お客さんから電話がかかってくるほとんどが、上司や先輩の用件のことが多いんじゃないですか?

そんな時は、困ってしまう前に事前に準備をしておくことがとても大切ですよ。ビジネスの電話は常にスケジュールが重要で上司や先輩の予定を把握しておくことが新入社員の皆さんにとって大切なんですね。

あと、分からなくても『分かりません』では終わらせないでね!

上でも話したように新入社員の電話を受ける内容は自分では対処できない用件がほとんどです。担当者が不在の場合に『その件に関してはわかりかねます』と、一見ていねいにも聞こえる返答なんですが、これでは相手にとって電話をかけてきた意味が全くありません。

電話口で『できない』とか『わからない』で返答するんじゃなくて、新入社員として自分のできる範囲内で提案をしてあげるように心がけましょうね。

例えば『折り返し担当者の方からご連絡を差し上げますので、それまで私が用件を承ります』などの対処をして、最後に自分の名前を告げれば相手も納得しますよ。

まとめ

今回、新入社員の皆さんに向けて、僕が新入社員時代にやっていた実際の電話対応を書いてみたんですがいかがだったでしょうか?

新入社員の皆さんの電話の受け方ひとつで、その会社の評判や風土が見えてしまい今後の仕事でプラスにもマイナスにもなってしまうことが分かったでしょうか?

新入社員として働くあなた自身の意識付けひとつで、こんなにも会社の印象が変わることがあるんですよ。まずは継続は力なりの言葉通り継続してみてくださいね。

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です