時間管理をしてムダな残業をなくすスケジュールの立て方!

新入社員の皆さんばかりでなく、僕たちはみんな平等に、1日は24時間の時間を与えられていますよね。

同じ職場に所属している同僚同士であれば、時間に関しては、みんな同じ条件で勤務しているはずです。

でも、こうした同じ環境の中でも、就業時間内に仕事を終わらせて残業しないで帰れる人と、残業しなきゃならない人が出てくるのはナゼだと思います?

新入社員として、担当している業務による部分もあると思いますが、時間管理がその原因の1つであるのは確かなんです。

では、上手に時間管理をするには、どうしたらいいでしょうか?

そこで今回は、新入社員の皆さんに時間管理のポイントを覚えてもらい、なるべくムダな作業はしないで、時間を有効に使っていける方法を教えていきますね!

時間管理の4つのポイント

①やることをリストアップして仕事量と所要時間を把握する

まず、時間管理をするには、自分が抱えている仕事をタスク化して全部書き出します。

次に、それぞれにかかる時間を見積もります。

このとき、作業にとりかかる優先順位も決めましょう!

この3つが把握できれば、この後どうするかクリアになるので時間管理がしやすくなりますよ。

②期限日を明確にして逆算して予定を組む

内容のいい仕事をしても、締め切りを過ぎてから提出しては、元も子もありません。

締め切りや、期限日などがある場合は、まず、その日時を明確にするのがいいですよ。

期限日がクリアになったら、次にその日を基準に逆算してスケジュールを組みます。そのときに、万が一の場合に備えて、前倒しの設定をしておきましょうね。

③自分軸と相手軸を考えて上手に割り振る

仕事を進めていくと、相手と打ち合わせて日程を決めたり、問い合わせの回答を待ったりと、自分一人じゃ決められないことだったりコントロールできない部分が出てきます。

こういった相手の都合による『相手軸』の部分と自分でコントロールできる『自分軸』の部分が時間管理をする上では重要なポイントになるんですよ!

④日・週・月・年とそれぞれのスパンでスケジューリング

目の前のタスクをこなすことはとても大切ですが、上手に時間管理をするには自分の予定をもっと大きなスパンで考えたり、目標を定めたりすることが必要なんです。

明日の予定や目標は『今日』、来週1週間の予定や目標は『今週末』に、翌月分は『今月末』に、来年分は『今年の末』って感じで常に前倒しで予定や目標を決める習慣をつけましょう。

時間管理!一日のスケジュールの立て方

就業時間が有効に使えるように、1日のスケジュールを組む場合を僕なりに、ピックアップしました。

・1日の中でタイムリミットを自分の中で把握しておく

例えば、郵便物や社内便の締め切りの時間や、宅配便の集荷の時間などは、普段の業務の進み具合にも関わってくるんですよ。

締め切りに、間に合うスケジュールを組むために、タイムリミットはちゃんと把握しておくことが大事です!

・定時に行うルーチンワークや当番なども忘れずにね!

雑務があっても、それは毎日のスケジュールの一環と見なしましょう。

・タスクの優先順位をクリアにする!

自分が今からするべきことの優先順位が分かれば、時間管理で迷ったりすることはなくなりますよ。緊張度が高い順にドンドン片付けちゃいましょう。

・回答待ちの時間をムダにしないで!

作業をするときに誰かの回答が必要な場合ってありますよね?

速やかにその手配をすませて回答が届くまで、別の作業を並行しながら待つのがいいですよ。

・直行直帰を活用しよう!

訪問する取引先が自宅近くだったり、通勤途中にある場合は、直行直帰を利用して訪問することで、ムダな移動時間を発生させない方法もあるんですよ。

・まとまった自分の時間が欲しい人は、アポの取り方を工夫する!

就業時間中に自分の作業に専念するために、まとまった時間が捻出できるかどうかは、アポをとる時の交渉の仕方次第です。

まとまった時間が確保できるように、日時設定の候補をいつくか挙げて、先方に選んでもらったり工夫するといいですよ。

時間管理!1ヶ月のスケジュールの立て方

1ヶ月のスケジュールは、月間の予定をざっと見るものなので、大まかなスケジュールのみをカレンダーなどに記載しておけば十分です。

僕もやっていますが、月間では『月末が忙しい』とは言われることで、普段から記録を付けておいて、ある程度蓄積した後に見返した場合、1年のうちでいつが繁忙期でいつが閑散期なのかも分かるようになりますよ。

そうやっておけば、新しくスケジュールを組む時に参考になるので、プライベートの予定も立てやすくなりますよ。

まとめ

今回はムダな作業をなくして、時間を有効に使い残業をなくす方法をご紹介しましたが、いかがだったでしょうか?

新入社員の皆さんは、目の前の仕事についつい没頭してしまい漠然と作業に取り組んでしまう人が多いと思います。

ただ、スケジュールを立てたりすると仕事がスムーズになり新しい仕事が出来たり、次への成長のスッテプに向かえるようになるので是非実践してみて下さいね。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です