整理整頓!デスクの引き出し活用例教えます!

ひとくちにデスクの引き出しと言っても、そこは人によって千差万別!色んなタイプがありますよね?

でも今回は、僕が普段使ってるデスクを例に挙げて進めていきますね。

片側に上・中・下の3段、お腹の位置に浅い引き出しが付いている一般的なタイプのデスクを例に挙げて、整理整頓の仕方についてやってみましょう!

おそらくみんな使ってるタイプですよね?

引き出しの深さと使用頻度がポイントだよ

まず、ざっと大まかに2つ紹介させてもらいますね!

  • 収納したいモノの大きさに合う深さの引き出しに入れる
  • 引き出しの中のモノの配置は、使用頻度が高いものほど手前に入れる

そして、ここから各引き出しにどのようなモノを入れて、どんな感じにするのがいいのか分かりやすく説明していきますよ!

・上段の浅い引き出し

ここは、ペンや印鑑などを収納するためのトレーが付いていることが多いので、僕もそうですが、みんなここの引き出しを文具のホームポジションにしている人が多いと思います。

ここで、僕から新入社員の皆さんに質問なんですが、ここに文具をどう入れていくか分かります?

浅くて軽い引き出しは、開閉の時に振動で中のモノが動いてしまいがちです。

僕は、ここにゼムクリップをよく入れてあるんですが、細々したモノを入れるときは、空き箱なんかで仕切りを作ってあげて、違う種類の文具が混ざらないようにしてあります。

あと、空き箱同士をクリップで挟んでつないでおくとメチャクチャ効果絶大ですよ!

・中段のちょっと深めの引き出し

ここの引き出しの高さを中途半端と思う人いますか?

実は、僕も当時思っていたんですが、逆にこの高さを生かせる画期的なやり方があるんですよ!

それは、伝票や封筒のストック、DVD-RやCD-Rのサンプル品なんかを入れるのにメチャクチャいいんですよ。

・下段の深い引き出し

ここの引き出しは、背表紙を上にしてファイルを保管するのにピッタリなんです。

引き出し内にボックスファイル同士をダブルクリップなどでとめておくと、ボックスファイル間に書類やメモなどが紛れ込むのが防げるので便利ですよ!

・お腹の位置にある浅くて広い引き出し

この引き出しは、その広さと浅さを最大限に使っちゃいましょう!

僕の場合は、少しだけ席を外す時など、作業途中の書類を広げたままにしないための仮置き場とかにしたり、サイズの大きな書類や資料などの、保管場所なんかにしています。

実は以外に使える中段の引き出しの活用例

何かを発送するときに宅配便を利用することってありますよね?

中には僕みたいに『宅配便を利用しない日はない!』って新入社員の人にとっては朗報な話しですよ。

例えば、送付するのは書類だけじゃなくて、有償のモノだったり無償のサンプルだったり送付先も色々あると思います。

さらに、送り先が海外になる場合は、地域によって宅配便の業者の指定があったり、いざ送ろうとしたときに必要な送り状がない…。ってことを気を付ける必要が出てきます。

この事を解決する方法が実はあるんですよ!

ここで出てくるのが、中段の引き出しの高さを利用して宅配便の送り状のストックを立てて入れておくのが一番ベストなんです。

宅配便の送り状を整理して保管しておくと必要なときに必要な送り状が取り出しやすくなるだけでなく、在庫確認までできるようになるんですよ。

また、これ以外にも提携郵便サイズの社名入りの封筒をいくつか中段の引き出しに立てて保管しておいても何かと重宝しますよ。

何をどう入れたら仕事がやりやすくなるかは、担当業務によって人それぞれですが、あなたにとってベストを見つけてみてください。

宅配便を利用するときの豆知識

・何社かの業者の情報を事前に入手して、その都度一番よい方法で送る

料金や到着までの日数、保証内容などは、業者によって様々です。発送するときにバタバタしないように、パンフレットや料金表などの情報入手は事前にしておきましょうね。

・送り状への記入は業者にお願いする(その1)

送り状の届け先、依頼主の住所、氏名欄などへの記入は業者サービスを利用しましょう。発送のたびに間違いがないように手書きで転記する時間と労力は他の業者を使うのがいいですよ。

業者によってサービスは色々あるのでこちらも事前に情報を集めておきましょうね。

・送り状への記入は業者にお願いする(その2)

送付物がいつも決まっている場合は、その品物も送り状に入力してもらえるように依頼しましょう。発送のときに該当する品物に◯を囲むだけですみますよ。

・送り状の控えは時系列で専用のファイルに綴じる

発送済みの送り状の控えは、専用ファイルに日付順に綴じておきましょう。追跡調査のために必要な送り状の番号が探しやすくなりますよ。

また、後日送られてくる請求書との照らし合わせも、スムーズになるんです。

余裕が出てきたら送り状のコピーをとって、各案件ファイルに綴じておくのもいいですよ。

まとめ

今回の整理術はいかがだったでしょうか?

デスクの活用例ってこんなにもあるのが分かれば今後の仕事もスムーズにできますし何よりムダを省くことは、重要になりますよ。

自分のデスクの引き出しを改めて見直して、実践してみてくださいね。

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